疫情期间办理三级认证（2021-04 纽约总领馆）

猫小安和鱼 2.44万浏览 2021-04-13 发布

BACKGROUND

在国外出生的宝宝、在国外结婚的夫妻，为了在国内正常使用出生证、结婚证，需要有一份国内认可的文件才行。需要中国的大使馆/领事馆认证你的出生证结婚证是真实有效的。而中国领事馆也不是来者不拒，所有的文件他们都能“审核”，他们接受的也必须是美国州政府出具的正式认证文件。

我们是在纽约市结婚、生娃的，所以结婚证、出生证都是纽约州的。在结婚领证当天得到的，在医院生娃填写表格后寄到家里的，都是short version证件，在美国境内畅通无阻，比如宝宝坐飞机，使用short version出生证即可。但是，要在国际上使用这些文件，就必须经过三级认证（有些地方好像只需要2级，州与州不同，需要参考州政府的网站）。

疫情前，只需要亲自到政府部门跑一趟，就可以拿到这些文件，而且基本当天就可以。疫情开始后，所有文件只能邮寄，大大拉长了处理时间。如果有小伙伴要回国，记得早一点办起来。

TIMELINE

申请长版出生证：7月24申请，9月13收到

申请长版结婚证：12月7寄出，1月21收到

出生证一级认证：12月7寄出，1月7收到

结婚证一级认证：1月28寄出，3月9收到

出生证、结婚证二级认证：3月11寄出，3月30收到

出生证、结婚证三级认证：4月1寄出，4月13收到

建议预留半年左右办理。

STEP1 申请长版出生证

参考页面：https://www1.nyc.gov/site/doh/services/birth-certificates.page

申请页面：https://www.vitalchek.com/birth-certificates/new-york/new-york-city-dept-of-health-and-mental-hygiene?click_id=855121413039652866&ppc=0

按提示一步一步填写信息即可。注意，What will you be using this certificate for?这个问题选择【Apostille/Authentication】，以确保获得的是long version出生证。长版的除了含有详细信息的出生证本身，还会有letter of exemplification，是一张A4纸。

（letter of exemplification）

费用：

文件$15，处理费$8.3

*以防万一，我申请了2份long version birth certificate，所以费用是$15+$15+$8.3=$38.3。

时效（近2个月）：

6.14 网上申请（确认email说预计8.3寄回）。

7.24 网上申请again（确认email说预计8.28寄回）。

9.13 收到。

*由于我3月修改出生证内容，寄回时被USPS寄丢了，对USPS抱着非常强烈的不信任感，所以我想双保险，申请了2次。

*神奇的是， 2次申请的出生证，在这同一天收到的。由于网站当时只能选择平邮，无法tracking，等待的过程真是很煎熬。

STEP2 申请长版结婚证

部门：City Clerk of New York

参考页面：https://www.cityclerk.nyc.gov/content/marriage-records

准备材料：

1、申请表：上述网页下载申请表并填写后签名，注意左上角勾选【extended form】。

2、id复印件

3、Money order $35，payable to 【The City Clerk of New York】。

（申请表内容）

邮寄地址：

City Clerk of New York

141 Worth Street

New York, NY 10013

Attn: Record Room

费用：

$35，以Money order的形式。

+ 寄出的邮费

*Money order银行购买也可以，直接在USPS寄信时直接买也可以。

时效（约1个半月）：

11.24 寄出。

12.7 寄出。

1.21 收到。

*奇葩的事情又被我遇到了。11.24我去USPS直接购买money order+寄Priority Express，原以为一切放心了，过了几天一查，发现居然寄丢了。我当时还不知道express有guarantee，没有按时寄到就可以申请refund。错过了10天的windows，最后看着$26的邮费打了水漂。然后file了claim要求赔偿里面$35的money order，最后USPS只赔了我$15。

寄丢以后我就又去银行开了money order+寄FedEx。结果1.21收到了2份结婚证。原来11.24第一封信寄着寄着USPS大概从犄角旮旯里又找到了这封信，继续寄送了。正好两份申请几乎同时送达，也几乎同时收到。

*寄回只有平邮，没有提到可以自附pre-paid信封，所以只能等待，无法tracking。

STEP3 出生证、结婚证一级认证

部门：County Clerk of New York County

参考页面：https://ww2.nycourts.gov/courts/1jd/supctmanh/OfficialVON.shtml

（网页内容，重点内容已标黄）

准备材料：

1、长版出生证（含有letter of exemplification）原件、结婚证原件。

2、Money order $3，payable to 【The County Clerk of New York County】。

3、自付邮资并自填地址的信封。

邮寄地址：

County Clerk of New York County,

New York County Courthouse,

60 Centre Street,

Room 161,

New York, NY 10007

费用：

2 x $3，以Money order的形式。

+ 寄出的邮费

+ 寄回的邮费

*虽然文中写的是certified personal check / USPS money order，不过亲测银行开的money order也是可用的。

*我因为以上的经历，真的很害怕USPS，所以这次用FedEx寄的，寄了2次以后觉得又贵又慢，信件还是USPS最划算……只要不像我一样倒霉，还是建议用USPS。

时效（约1个月）：

出生证：

12.7 寄出。

1.7 收到。

结婚证：

1.28 寄出。

3.9 收到。

*提供一个催件email：bsteinbe@nycourts.gov

*上图介绍说了，一般时效是3周。

*当时由于长版结婚证迟迟没有收到，心急的我就先寄出出生证做认证，等结婚证收到后再寄出结婚证。其实可以两个文件一起寄出，一起做认证后寄回，可以省掉一来一回的运费。是完全相同的部门在做这件事，而且我二级认证就是一起寄的，所以亲测可行。

*出生证用了1个月收到了，包括了来回寄送时间，甚至中间还有圣诞和元旦假期，所以我对速度还挺乐观的。结果结婚证过了1个月却迟迟没有等到，我3.3发了一封email过去询问（社恐人士不想打电话），后来3.9收到了。3.15工作人员才回复我，说现在处理时间实际是6-8周（email原话：Please be advised that the current turnaround time for mail authentication requests with the New York County Notary Section are 6 to 8 weeks.）。上面提供的email就是负责这一块的工作人员，如果有问题可以发这个email。

此步骤获得红纸1张，与原件钉在一起：

STEP4 出生证、结婚证二级认证

部门：Division of Licensing Services

参考页面：https://www.dos.ny.gov/licensing/apostille.html

准备材料：

1、一级认证后的出生证、结婚证。

2、申请表：上述页面下载申请表，填写并签名。

3、自付邮资并自填地址的信封。

（申请表内容）

邮寄地址：

Division of Licensing Services

Apostille and Authentication Unit

PO Box 22001

Albany, NY 12201-2001

*如果用USPS寄信，使用上面的地址。如果用其他（比如FedEx、UPS），则需要实体地址：

Division of Licensing Services

1 Commerce Plaza

99 Washington Avenue, 6th Floor

Albany, NY 12231

费用：

2 x $10，申请表里填写信用卡信息即可。

+ 寄出的邮费

+ 寄回的邮费

*这次我都用的是USPS priority express，比较成功，又快又便宜。2个文件一起做二级认证是可以的。不用分开寄，申请表里直接选2份文件，共$20即可。

*注意参考页面中有这样一段原话：Apostille and certificates of authentication are returned by first class mail. You may request that your documents be returned to you by overnight delivery service by enclosing a prepaid shipping label. Please note that the Department of State does not accept shipping labels that direct the carrier to bill your credit card or “bill sender.”这里有两个知识点：

（1）可以不附信封，会用平邮寄给你。我被平邮寄丢过所以不信任，还是自备了信封，心大的同学可以尝试，但是如果一旦寄丢，前面的长版证件、一级认证又都要重新申请了，时间耽误不起呀。

（2）我这次之所以不选用FedEx的原因就在于这句话的最后一行。FedEx的return label是给你创建一个账户，用你的账户生成一个label，但是还不扣费，一旦这个label被使用，才会从你绑定的信用卡上扣钱，我不知道这是不是文中表述的“bill your credit card”，我担心有风险，所以选了USPS。

时效（约半个月）：

3.11 寄出。

3.26 处理（信用卡被扣费）。

3.30 收到。

*在这个页面（https://ww2.nycourts.gov/courts/1jd/supctmanh/OfficialVON.shtml）上，有提到可能的处理速度，原话是：Documents submitted in person are usually processed while the applicant waits. Documents submitted by mail are usually processed within four business days of receipt of the documents by the relevant office.

*3.11寄出（WA州），3.12寄到（NY州），不得不说USPS寄信是真的快。我原本以为很快就能处理完，结果等了2周都没消息。3.27周六发了一封邮件询问，没想到工作人员3.29周一的上午就回复我，提供了姓名和地址，帮我查到3.26周五已处理并寄出了。我信用卡上一看，果然3.26扣费了，pre-paid label也终于显示到达NY的邮局了。仅过了一天，3.30下午就收到了。

*在此提供一个催件email：licensing@dos.ny.gov，回复我的是这个邮箱：osInetLcns@dos.ny.gov

此步骤获得白纸1张，与原件、红纸用小圆钉，钉在一起：